Wirtualna rejestracja medyczna – jak działa zewnętrzna rejestracja pacjentów przez telefon?

Wirtualna rejestracja medyczna (czyli zewnętrzna medyczna rejestracja telefoniczna) to usługa polegająca na obsłudze pacjentów przez zdalną rejestratorkę medyczną – wykwalifikowaną osobę działającą poza placówką, która odbiera telefony od pacjentów i wykonuje wszystkie zadania tradycyjnej rejestracji.

Dla pacjentów taki call center medyczny jest transparentny – dzwoniąc pod numer placówki, mają wrażenie, jakby rozmawiali z recepcją w gabinecie. Zdalna rejestratorka poświęca im pełną uwagę, udziela wyczerpujących informacji, dokonuje zapisów na wizyty lub modyfikuje terminy, dokładnie tak jak zrobiłaby to osoba na miejscu. Wszystko to odbywa się bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu w placówce, ponieważ obowiązki rejestracji są outsourcowane do firmy zewnętrznej. Innymi słowy – to wirtualna rejestracja medyczna, która odciąża Twój zespół, a pacjentom zapewnia wygodny kontakt z placówką.

Dostępność czasowa usługi jest dostosowana do potrzeb placówki – możesz wybrać odpowiadający Ci zakres godzin działania wirtualnej rejestracji. W Medyc.pl oferujemy dwa pakiety abonamentowe:

• Pon.–pt. w godz. 8:00–16:00 – obsługa telefoniczna w standardowych godzinach pracy przychodni (idealna, gdy potrzebujesz wsparcia w godzinach porannych i popołudniowych) – cena od 1900 zł netto/mies.

• Pon.–pt. w godz. 8:00–20:00 oraz sob. 8:00–13:00 – wydłużone godziny dostępności, obejmujące wczesne wieczory w dni robocze i sobotnie przedpołudnie – cena od 3000 zł netto/mies.

Dzięki tym opcjom możesz zapewnić pacjentom wydłużony czas na kontakt z placówką bez konieczności osobistej obecności rejestratorek po godzinach pracy. Nawet poza standardowymi porami Twój telefon będzie obsłużony – pacjent uzyska pomoc w zapisaniu się na wizytę lub odpowiedzi na pytania. Szybkie odbieranie połączeń jest priorytetem – nasi specjaliści odbierają telefony w ciągu kilku sekund, co zwiększa satysfakcję pacjentów oczekujących na połączenie.

Wirtualna rejestracja medyczna obejmuje wszystkie czynności, jakich pacjent oczekuje od placówki. Nasi pracownicy są przeszkoleni, by zapewnić kompleksową obsługę – tak, jakby rejestracja odbywała się na miejscu. W ramach usługi realizujemy m.in.:

• Telefoniczna rejestracja pacjenta – odbieranie wszystkich połączeń od pacjentów i udzielanie merytorycznych informacji na temat pracy placówki oraz dostępności specjalistów (żaden pacjent nie zostanie bez odpowiedzi).

• Informowanie o ofercie i cenniku – udzielanie szczegółowych informacji o zakresach usług medycznych dostępnych w placówce, cenach wizyt, akceptowanych formach płatności czy warunkach ubezpieczenia, aby pacjent miał komplet potrzebnych danych.

• Umawianie i odwoływanie wizyt – zapisywanie pacjentów na wolne terminy wizyt zgodnie z grafikiem lekarzy, a także zmiana terminów lub odwoływanie wizyt na życzenie pacjenta. Wszystkie te operacje odbywają się bezpośrednio w elektronicznym kalendarzu placówki.

• Obsługa kalendarza i terminarzy – na bieżąco zarządzamy harmonogramem wizyt w Twoim programie do rejestracji pacjentów. Dbamy o to, by grafik lekarzy był zawsze aktualny – uzupełniamy ewentualne luki, prowadzimy listy rezerwowe i reagujemy na zmiany, tak aby grafik był maksymalnie zapełniony .

• Przesyłanie dokumentów i zgód – wysyłamy pacjentom drogą elektroniczną niezbędne formularze, takie jak zgody na zabiegi czy ankiety medyczne, a także udzielamy instrukcji ich wypełnienia. Dzięki temu formalności są załatwiane sprawnie jeszcze przed wizytą.

• Przygotowanie pacjenta do wizyty – informujemy pacjentów, jak przygotować się do badań lub zabiegów, przypominamy o zabraniu potrzebnej dokumentacji medycznej czy wyniku wcześniejszych badań, co zmniejsza ryzyko odwoływania wizyt z powodu braków.

• Stała komunikacja z personelem placówki – pozostajemy w stałym kontakcie telefonicznym i mailowym z wyznaczonym pracownikiem przychodni. Jeśli pojawią się pilne kwestie (np. pacjent odwoła wizytę w ostatniej chwili albo zgłosi istotny problem), niezwłocznie informujemy o tym właściwą osobę w placówce.
  

Wszystkie powyższe czynności wykonuje dedykowany rejestrator z naszego zespołu, doskonale przeszkolony w obsłudze systemu Medyc. Dzięki doświadczeniu i specjalistycznej wiedzy potrafi on prowadzić rozmowy z pacjentami profesjonalnie i empatycznie – tak, by każdy kontakt telefoniczny budował pozytywne doświadczenie pacjenta z Twoją placówką. Nasz personel zna specyfikę branży medycznej i obowiązujące procedury, co pozwala mu m.in. poprawnie prowadzić dokumentację rejestracyjną pacjentów czy przestrzegać zasad RODO.

Ogromną zaletą wirtualnej rejestracji oferowanej przez Medyc.pl jest pełna integracja z oprogramowaniem medycznym placówki. Nasz zespół wykorzystuje nowoczesny program do rejestracji pacjentów, który służy zarówno do zapisywania wizyt, jak i przechowywania dokumentacji medycznej. Dzięki temu wszystkie umówione przez telefon wizyty od razu pojawiają się w elektronicznym kalendarzu – lekarze i personel w przychodni widzą je w systemie w czasie rzeczywistym. Nie ma ryzyka podwójnej rezerwacji terminu ani chaosu organizacyjnego.

Jeżeli korzystasz z portalu pacjenta i rejestracji online, wirtualna rejestracja jest z nim w pełni zintegrowana – pacjenci mogą samodzielnie umawiać się przez internet, a zdalna rejestratorka widzi te rezerwacje i traktuje je na równi z zapisami telefonicznymi. Taka elektroniczna rejestracja pacjenta łącząca kanał online i telefoniczny sprawia, że Twoi pacjenci mają maksymalny wybór i wygodę: mogą zapisać się online lub przez telefon, a niezależnie od sposobu rezerwacji otrzymają potwierdzenie SMS i e-mail z systemu.

Co więcej, nasz system do rejestracji pacjentów jest modułem zintegrowanym z pozostałymi elementami oprogramowania Medyc (kartoteka pacjenta, EDM itp.), więc wszystkie dane pacjentów oraz historie wizyt są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu. W razie potrzeby rejestrator może szybko sprawdzić np. PESEL pacjenta w kartotece albo zweryfikować, czy pacjent posiada ważne skierowanie – oczywiście wszystko za zgodą pacjenta i z zachowaniem procedur bezpieczeństwa.

Powierzenie obsługi pacjentów firmie zewnętrznej rodzi naturalne pytania o bezpieczeństwo danych medycznych. Możemy Cię jednak zapewnić, że ochrona danych pacjentów jest dla nas absolutnym priorytetem.

Wirtualna rejestracja Medyc.pl działa w oparciu o certyfikowane, zgodne z przepisami systemy informatyczne – spełniamy wymogi RODO (GDPR) oraz przepisów o dokumentacji medycznej. Wszystkie informacje o pacjentach przechowywane są na bezpiecznych serwerach z kontrolowanym dostępem.

Nasz personel jest przeszkolony z zakresu ochrony danych osobowych i tajemnicy medycznej, a współpraca z placówką jest zabezpieczona stosownymi umowami powierzenia danych. Dostęp zdalnej rejestratorki do informacji jest ograniczony tylko do tych modułów systemu, które są niezbędne do wykonywania jej obowiązków – dzięki temu poufne dane medyczne są należycie chronione.

Korzystając z naszej usługi, możesz być pewien, że dane pacjentów pozostają poufne i bezpieczne, a standardy ochrony są takie same (a często wyższe) jak przy obsłudze realizowanej wewnątrz placówki.