Zewnętrzna rejestracja pacjentów – dlaczego warto postawić na outsourcing rejestracji medycznej?

Dobrze zorganizowana recepcja to podstawa funkcjonowania placówki medycznej. Czy może być jednak właściwie realizowana, jeśli zajmujesz się równocześnie jej obsługą i leczeniem pacjentów? Telefoniczna rejestracja pacjentów prowadzona przez zewnętrzne call center medyczne odciąża personel przychodni i zwiększa dostępność dla pacjentów.

Wyzwania tradycyjnej rejestracji medycznej

Prowadzenie rejestracji pacjentów we własnym zakresie bywa dużym obciążeniem dla placówki medycznej. Nieodebrane telefony, długie czasy oczekiwania na połączenie, nerwowi pacjenci czekający w kolejce – brzmi znajomo? Wiele przychodni doświadcza tych problemów na co dzień. Rejestratorki na miejscu muszą jednocześnie obsługiwać pacjentów obecnych w placówce, odbierać telefony, uzupełniać dokumentację medyczną, a nierzadko także wykonywać inne obowiązki administracyjne.

W takiej sytuacji łatwo o chaos – pracownik recepcji, choćby najbardziej zaangażowany, ma fizyczne ograniczenia i nie jest w stanie obsłużyć kilku osób naraz. Efekt? Pacjenci dzwoniący do placówki często nie mogą się dodzwonić, co frustruje ich i skłania do szukania pomocy gdzie indziej. Każde nieodebrane połączenie to potencjalnie utracony pacjent i utracony przychód dla placówki.

Dodatkowo zmęczony nadmiarem zadań personel może popełniać błędy lub nieświadomie obniżać standard obsługi, co negatywnie wpływa na opinię o placówce. Do tego dochodzą kwestie kadrowe – urlopy, zwolnienia lekarskie czy rotacja pracowników – które mogą na pewien czas sparaliżować pracę rejestracji, jeśli zespół jest szczupły. Wszystko to sprawia, że utrzymanie własnej recepcji bywa kosztowne i trudne organizacyjnie.

Nic dziwnego, że coraz więcej nowoczesnych placówek decyduje się na outsourcing rejestracji medycznej, szukając oszczędności i poprawy jakości obsługi pacjenta.

System Medyc oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie obsługi pacjentów. Do dyspozycji klientów mamy moduł Rejestracji, Portal Pacjenta z Rejestracją online  a teraz uzupełniliśmy tę ofertę usługą zewnętrznej rejestracji telefonicznej.

Kluczowe korzyści zewnętrznej rejestracji medycznej

Decyzja o skorzystaniu z zewnętrznej telefonicznej rejestracji pacjentów przynosi szereg wymiernych korzyści biznesowych. Oto najważniejsze z nich:

• Oszczędność kosztów personalnych – outsourcing rejestracji pozwala drastycznie zmniejszyć wydatki na zatrudnienie i utrzymanie pracowników recepcji. Koszt zewnętrznej obsługi jest kilkukrotnie niższy niż zatrudnienie etatowej rejestratorki medycznej, zwłaszcza gdy uwzględnimy wszystkie dodatkowe wydatki (rekrutacja, szkolenia, składki, urlopy itp.). Co więcej, w modelu outsourcingu płacisz jedynie za faktycznie zrealizowaną usługę (np. za określone godziny obsługi), a nie za pełen etat niezależnie od liczby połączeń. Żadne niewykorzystane zasoby się nie marnują, a placówka nie ponosi kosztów przestojów. Dodatkowo odpadają koszty infrastruktury – organizacji dodatkowego stanowiska pracy, wyposażenia go w telefon, komputer, licencje oprogramowania itp.
  
  
• Oszczędność czasu i poprawa efektywności pracy – wirtualna rejestracja medyczna znacząco odciąża Twój personel. Lekarze i personel medyczny nie muszą już zajmować się odbieraniem telefonów ani oddzwanianiem po godzinach – mogą w pełni skupić się na opiece nad pacjentami . To przekłada się na większą wydajność i lepszą organizację pracy całej placówki. Rejestracja zewnętrzna eliminuje sytuacje, w których lekarz przerywa konsultację, by odebrać telefon od kolejnego pacjenta. Dzięki temu wizyty przebiegają płynniej, a specjaliści mogą przyjąć więcej osób w ciągu dnia. Również kadra rejestracji (jeśli jest dostępna na miejscu) ma mniej stresu i może skoncentrować się na bezpośredniej obsłudze pacjentów w placówce, podczas gdy call center zajmuje się resztą.
  
  
• Więcej umówionych wizyt i mniejsze straty – profesjonalne medyczne call center potrafi znacząco zwiększyć odsetek skutecznie umówionych wizyt. Dzięki temu, że telefon zawsze zostanie odebrany, mniej pacjentów rezygnuje z usług z powodu braku kontaktu. Placówki korzystające z outsourcingu często odnotowują wzrost liczby zapisanych pacjentów – nawet o 20–30% więcej wizyt w skali miesiąca. Wypełnienie grafiku poprawia rentowność placówki i zmniejsza zjawisko niewykorzystanych okien w terminarzu. Dodatkowo, zewnętrzna rejestracja dba o potwierdzanie wizyt (np. telefonicznie dzień wcześniej) oraz o aktywne proponowanie terminów z listy rezerwowej, co ogranicza liczbę nieodbytych wizyt. Wszystko to przekłada się na większe przychody oraz lepsze wykorzystanie potencjału lekarzy.
  
  
• Poprawa satysfakcji pacjentów i wizerunku placówki – zapewnienie pacjentom łatwego kontaktu z placówką to dziś standard, którego oczekują. Dzięki zewnętrznej rejestracji pacjenci dodzwonią się za pierwszym razem, bez irytującego oczekiwania czy przerywania połączeń. Profesjonalna, miła obsługa przez telefon sprawia, że czują się oni zaopiekowani od samego początku. To buduje lojalność pacjentów oraz pozytywne opinie o przychodni. Placówka zyskuje reputację nowoczesnej i przyjaznej, co przyciąga nowych pacjentów z polecenia. Warto pamiętać, że dla wielu osób recepcja telefoniczna jest pierwszym punktem kontaktu – jeśli zostaną obsłużeni sprawnie i uprzejmie, chętniej skorzystają z usług medycznych i wrócą w przyszłości. Outsourcing rejestracji pomaga osiągnąć ten wysoki standard obsługi konsekwentnie, niezależnie od sytuacji kadrowej czy pory dnia.
  
  
• Ciągłość działania i brak luk kadrowych – współpracując z doświadczonym dostawcą usługi rejestracji medycznej, zyskujesz pewność ciągłości obsługi. Nie musisz się martwić urlopami czy zwolnieniami lekarskimi – firma zewnętrzna zapewnia zastępstwa i utrzymuje odpowiedni poziom obsady konsultantów przez cały czas. Dzięki temu recepcja działa płynnie każdego dnia, bez przerw. Jeśli Twoja placówka ma okresy wzmożonego ruchu (np. akcje szczepień, sezonowe zachorowania) – zewnętrzne call center jest w stanie elastycznie zwiększyć moce przerobowe, delegując więcej konsultantów do obsługi Twoich pacjentów. Skalowalność takiej usługi oznacza, że zawsze dostosowuje się ona do bieżących potrzeb – płacisz tylko za realnie obsłużony ruch, ale masz dostęp do potencjału dużego zespołu na wypadek większego obciążenia. To coś, co trudno osiągnąć własnymi siłami bez ogromnych inwestycji.

• Dostęp do nowoczesnych technologii – firmy oferujące wirtualną rejestrację często dysponują zaawansowanymi systemami IT, na które pojedynczej placówki mogłoby nie stać. Decydując się na outsourcing, korzystasz z profesjonalnego programu do rejestracji wizyt i innych narzędzi (np. centralnej bazy pacjentów, systemów kolejkowych, funkcji telemedycyny). Przykładowo, Medyc.pl udostępnia swoim klientom nie tylko usługę telefonicznej rejestracji, ale także moduły takie jak rejestracja online, czat z lekarzem online, powiadomienia SMS, elektroniczna dokumentacja medyczna i wiele innych. Dzięki temu Twoja placówka zyskuje kompleksowe wsparcie technologiczne bez ponoszenia dodatkowych kosztów licencyjnych – od razu wskakujesz na wyższy poziom obsługi pacjenta. Automatyzacja wielu procesów (rezerwacje internetowe, przypomnienia o wizytach) oraz możliwość analizowania statystyk rejestracji pozwalają lepiej zarządzać placówką i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe.

Elastyczne godziny rejestracji — dostępność wtedy, gdy tego potrzebujesz

Usługę realizujemy w ramach dwóch abonamentów:

• obsługa od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00 – koszt od 1900 zł netto miesięcznie,

• obsługa od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 20.00, w soboty od 8.00 do 13.00 – koszt od 3000 zł netto miesięcznie.

Usługa Wirtualnej rejestracji obejmuje: 

• kontakt z pacjentami – odbieranie połączeń przychodzących i udzielanie merytorycznych odpowiedzi na pytania dotyczące pracy placówki i dostępności specjalistów,
• udzielanie informacji na temat cen usług i form płatności,
• przesyłanie formularzy zgód,
• informowanie pacjentów o tym w jaki sposób należy się przygotować do badań i zabiegów,
• umawianie wizyt, 
• zmianę terminu wizyt,
• obsługę kalendarzy placówki i terminarzy specjalistów,
• stały kontakt telefoniczny i mailowy z personelem placówki.

Nasi pracownicy są doskonale przeszkoleni w obsłudze i możliwościach systemu Medyc. W kilka sekund konsultant odbierze telefon i zbuduje pozytywne doświadczenia pacjenta w pierwszym kontakcie z Twoim gabinetem. 

Dla kogo jest to rozwiązanie?

Czy każda placówka medyczna skorzysta na wdrożeniu zewnętrznej rejestracji? Nasze doświadczenia pokazują, że tak – korzyści są odczuwalne w różnych typach podmiotów, choć mogą mieć nieco inny wymiar w zależności od skali działalności:

• Małe gabinety i jednoosobowe praktyki lekarskie – to często lekarze, którzy dotąd sami odbierali telefony od pacjentów. Dla nich outsourcing rejestracji bywa prawdziwym wybawieniem: pozwala zdjąć z barków ciężar administracyjny i w całości poświęcić się leczeniu pacjentów. W małym gabinecie każdy pacjent jest na wagę złota, dlatego brak przegapionych połączeń oznacza realny wzrost liczby wizyt. Co więcej, koszt wirtualnej rejestracji bywa na tyle niski, że nawet indywidualna praktyka może sobie na nią pozwolić – to często wydatek rzędu kilkunastu procent tego, co kosztowałby etat pracownika, a gwarantuje obsługę nawet przez 10–12 godzin dziennie . Dodatkowo, jeśli do tej pory gabinet nie korzystał z nowoczesnego oprogramowania, w ramach usługi otrzymuje darmowy dostęp do terminarza online i programu rejestracyjnego, co unowocześnia jego działanie.
  
  
• Średnie przychodnie i kliniki – placówki, które mają już pewien zespół rejestracji, ale borykają się z dużym natężeniem połączeń, szczególnie w godzinach szczytu. Dla nich zewnętrzna rejestracja może pełnić rolę hybrydową – wspierać wewnętrzny dział rejestracji w obsłudze nadmiarowych połączeń lub przejmować telefony poza godzinami pracy recepcji na miejscu. Przykładowo, jeśli przychodnia działa do godz. 18:00, można utrzymać krótszy dyżur stacjonarny, a po 16:00 przekierować telefony do call center, które obsłuży pacjentów do wieczora oraz w sobotę. Tym samym placówka wydłuża swoją dostępność bez wydłużania czasu pracy etatowych recepcjonistek. Outsourcing przydaje się też w razie choroby lub urlopu któregoś z pracowników rejestracji – zamiast na szybko szukać zastępstwa, można zwiększyć zakres godzin wirtualnej rejestracji, a pacjenci nawet nie odczują braków kadrowych. Średnie placówki docenią również odciążenie personelu: pielęgniarki czy lekarze nie będą już musieli pomagać w rejestracji w krytycznych momentach, co zapobiegnie opóźnieniom w świadczeniu usług medycznych.
  
  
• Duże centra medyczne, przychodnie wielospecjalistyczne – w takich miejscach własna rejestracja bywa wieloosobowym działem, który generuje znaczne koszty stałe. Outsourcing może pomóc zoptymalizować te koszty – np. poprzez przekazanie całego ruchu telefonicznego firmie zewnętrznej i utrzymanie na miejscu jedynie rejestratorów do obsługi osobistej pacjentów. Zewnętrzne call center jest w stanie obsłużyć bardzo dużą liczbę połączeń (największe medyczne centra telefoniczne obsługują dziesiątki tysięcy połączeń miesięcznie ), więc poradzi sobie nawet z ruchem generowanym przez szpital czy sieć klinik. Duże podmioty często wymagają indywidualnych rozwiązań – np. integracji z wewnętrznym systemem informatycznym, dedykowanej infolinii czy obsługi wielu oddziałów – dostawcy outsourcingu są zwykle elastyczni i mogą dopasować usługę do tych potrzeb (np. przypisać osobny numer telefonu dla każdej poradni, zapewnić większy zespół dedykowanych konsultantów itp.). Dla zarządu dużej placówki ważne jest też, że wirtualna rejestracja przejmuje na siebie odpowiedzialność za cały proces – od rekrutacji i szkolenia personelu, przez nadzór jakości, po raportowanie wyników. To oznacza mniej problemów zarządczych i większą pewność, że rejestracja “po prostu działa”.
  

Krótko mówiąc, outsourcing rejestracji medycznej sprawdzi się wszędzie tam, gdzie zależy nam na profesjonalnej, dostępnej rejestracji pacjentów i efektywnym wykorzystaniu zasobów. Niezależnie od wielkości placówki, zewnętrzna rejestracja pomaga rozwiązać typowe bolączki – odbiera nadmiar połączeń, eliminuje kolejki na linii, podnosi standard obsługi i zmniejsza koszty.

Jak przebiega współpraca z zewnętrzną rejestracją?

Decydując się na zewnętrzną rejestrację medyczną, możesz liczyć na płynne i bezproblemowe wdrożenie usługi w Twojej placówce. W praktyce współpraca przebiega w kilku krokach:

1. Analiza potrzeb placówki – rozpoczynamy od rozmowy, podczas której poznajemy specyfikę Twojej działalności. Ustalamy, jakie są godziny pracy lekarzy, ilu średnio masz pacjentów, jakiego rodzaju usługi oferujesz oraz z jakimi problemami rejestracja boryka się obecnie (np. ile połączeń pozostaje nieodebranych). Razem wybieramy optymalny zakres godzinowy obsługi (np. podstawowy czy rozszerzony pakiet) oraz uzgadniamy szczegóły dotyczące przekierowywania połączeń. Na tym etapie przekazujesz nam też wszystkie niezbędne informacje merytoryczne: aktualny grafik przyjęć lekarzy, cennik usług, zasady przygotowania do badań itp. Dzięki temu zdalna rejestratorka będzie wyposażona w wiedzę potrzebną do obsługi Twoich pacjentów.
   
   
2. Konfiguracja systemu i szkolenie – nasz zespół konfiguruje Twój profil w systemie (jeśli już z niego korzystasz – integrujemy istniejący terminarz; jeśli nie – zakładamy go dla Ciebie). Wprowadzamy dane lekarzy, harmonogramy wizyt, typy usług, formularze zgód oraz wszelkie inne elementy potrzebne do codziennej pracy. Następnie dedykowani rejestratorzy medyczni zostają szczegółowo przeszkoleni z obsługi Twojej placówki – poznają wewnętrzne procedury, często zadawane pytania pacjentów i preferencje personelu. Dzięki temu będą mogli prowadzić rozmowy w sposób spójny z wartościami Twojej marki.
   
   
3. Start obsługi i bieżąca komunikacja – w ustalonym terminie uruchamiamy usługę. Od tej pory Twój telefon rejestracyjny jest obsługiwany przez nasz medical call center w wybranych godzinach. Pacjenci dzwonią jak zwykle na znany im numer, a my zajmujemy się resztą. Otrzymujesz od nas bezpośredni kontakt do koordynatora usługi, który czuwa nad pracą rejestracji online i w razie potrzeby szybko reaguje na ewentualne uwagi. Ustalamy także preferowany sposób bieżącej komunikacji z Twoim zespołem – np. czy w razie pilnych spraw rejestratorka ma dzwonić do menedżera placówki, czy wysyłać e-mail. Dzięki temu informacja przepływa sprawnie, a Ty masz pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w rejestracji.
   

Wszystkie powyższe działania odbywają się z minimalnym zaangażowaniem czasu z Twojej strony – to my organizujemy cały proces, podczas gdy Ty możesz skupić się na kierowaniu placówką i leczeniu pacjentów. Wdrożenie wirtualnej rejestracji jest szybkie i nieinwazyjne.

Podsumowanie: postaw na profesjonalną rejestrację bez kompromisów

Outsourcing rejestracji medycznej to rozwiązanie, które łączy w sobie oszczędność, wygodę i wysoką jakość obsługi. Pozwala uwolnić Twój potencjał – zamiast tracić czas i zasoby na organizację działu rejestracji, możesz skoncentrować się na tym, co najważniejsze: opiece nad pacjentem i rozwoju placówki. Zewnętrzna rejestracja pacjentów eliminuje wiele codziennych problemów (nieodebrane telefony, skargi pacjentów na brak kontaktu, przeciążony personel) i przynosi konkretne efekty finansowe w postaci większej liczby wizyt. Jednocześnie podnosi standard obsługi pacjenta do poziomu, który buduje przewagę konkurencyjną Twojej placówki.

Dołącz do wielu nowoczesnych placówek medycznych, które zaufały już takiemu modelowi. Jak pokazują doświadczenia różnych podmiotów, profesjonalna zewnętrzna rejestracja medyczna staje się powoli branżowym standardem, a placówki, które z niej korzystają, osiągają lepsze wyniki i cieszą się większym zadowoleniem pacjentów. Jeśli zależy Ci na rozwoju swojej placówki, redukcji kosztów i jednoczesnym zwiększeniu jakości obsługi, czas rozważyć przekazanie rejestracji w ręce specjalistów.

Wirtualna rejestracja to bezpieczne, sprawdzone rozwiązanie, które może zrewolucjonizować codzienne funkcjonowanie Twojego gabinetu lub przychodni. Dzięki niemu telefon od pacjenta z zastraszającego obowiązku zamieni się w szansę na dostarczenie najwyższej jakości serwisu, a Ty zyskasz spokój i pewność, że każdy pacjent jest należycie zaopiekowany od pierwszego kontaktu.

Zapewnij swoim pacjentom obsługę na najwyższym poziomie, a sobie – więcej czasu, niższe koszty i spokojną głowę. Postaw na wirtualną rejestrację medyczną już dziś!

Skontaktuj się z nami, aby poznać szczegóły – chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i pokażemy, jak nasza wirtualna rejestracja może wspomóc Twoją placówkę medyczną.